Segurança, LGPD e Cofre Clínico

O que fazer com o prontuário de um paciente que parou de atender

O prontuário não termina quando o atendimento termina. Ele só muda de pergunta: de "como eu registro" para "o que eu faço com o que já registrei".

Existe um momento que boa parte não planeja com antecedência: o dia em que um caso encerra, por alta, por desistência do paciente, por mudança de profissional ou de cidade, e o prontuário fica ali, parado, sem nenhuma sessão nova pra alimentá-lo. É nesse momento que a dúvida prática aparece, geralmente tarde demais pra ter sido pensada com calma: onde esse prontuário deveria ficar guardado agora, por quanto tempo, e o que muda quando esse tempo passa.

Encerrar o atendimento não encerra a responsabilidade sobre o registro

A sessão final de um caso costuma vir com um alívio de tarefa cumprida, sobretudo quando o encerramento foi planejado. Mas o prontuário que sustenta aquele caso não fecha junto com a última sessão. Ele segue existindo, e quem o produziu segue responsável por ele, mesmo sem nenhuma sessão nova acontecendo. É esse intervalo entre "o atendimento parou" e "o prontuário pode ser descartado" que concentra a dúvida real, e ele não é indefinido: o prontuário de paciente tem prazo mínimo de guarda de vinte anos a partir do último registro (Lei 13.787/2018, Art. 6º, caput), e enquanto esse prazo não passa, a responsabilidade sobre o registro é exatamente a mesma de quando o caso estava ativo.

Guardar não é a mesma pergunta que arquivar

Uma coisa é saber que o prontuário precisa continuar guardado por um período depois do fim do caso. Outra, distinta, é decidir como e onde isso acontece na rotina real do consultório: pasta física trancada, sistema digital com controle de acesso, cópia de segurança, organização por data de encerramento em vez de data de início. A resposta certa pra essa segunda pergunta depende da primeira, porque só faz sentido escolher onde guardar depois de saber por quanto tempo. Nenhuma das duas decisões deveria vir de improviso no dia em que o caso encerra.

Quando o tempo de guarda passa, o descarte também segue regra, não impulso

Passado o prazo de guarda, um impulso frequente é simplesmente apagar ou jogar fora, como se o prontuário deixasse de importar no instante em que deixa de ser obrigatório mantê-lo. Mas o descarte de um documento que contém dado sensível de saúde tem forma própria: não é o mesmo gesto de descartar papel avulso, e a norma que resolve o prazo também resolve o descarte. Especificamente para o prontuário do paciente, o prazo é de vinte anos a partir do último registro (Lei 13.787/2018, Art. 6º, caput), ampliação do piso mais genérico de cinco anos que a Resolução CFP nº 06/2019 estabelece para documentos escritos em geral e que o pilar sobre prazo de guarda deste site explica com mais profundidade. Só depois de decorridos os vinte anos o prontuário pode ser eliminado, e a mesma lei trata do como: com sigilo preservado e destinação adequada, entre elas a devolução do material ao paciente como alternativa à eliminação (Art. 6º, §§2º a 4º), o mesmo cuidado de confidencialidade que valia durante todo o atendimento, nunca um gesto qualquer.

O prazo do Cofre Clínico é do produto, não é o prazo legal de guarda profissional

Vale nomear uma confusão possível antes que ela aconteça: o Cofre Clínico do DocumentosPsi mantém documentos e notas de sessão guardados enquanto a conta estiver ativa na plataforma. Esse é um prazo de produto, sobre o que acontece se você cancelar ou mantiver sua assinatura, não o prazo legal de guarda de prontuário que a norma profissional exige depois do encerramento de um caso. Os dois não se substituem: mesmo com a conta ativa o tempo inteiro, a obrigação normativa de guarda continua existindo e seguindo a própria contagem, independente da ferramenta que você usa pra documentar.

O DocumentosPsi, da própria Conexão Psicológica, ajuda na parte que já está resolvida: a partir da anotação da sessão, ele estrutura o documento no padrão CFP pra sua leitura e assinatura, no plano avulso por R$0,10 por sessão processada mais R$5 por documento gerado, sem mensalidade; a assinatura de R$10 por mês destrava o Modo Apoio Clínico, e o avulso continua cobrado por uso, com ou sem assinatura. Ele não decide por quanto tempo um prontuário encerrado precisa ficar guardado nem quando ele pode ser descartado. Essa é uma decisão normativa que continua sendo sua, caso a caso.