Segurança, LGPD e Cofre Clínico

Quanto tempo a pessoa profissional precisa guardar o prontuário do paciente

Guardar o prontuário certo por tempo demais não é excesso de zelo. Guardar por tempo de menos pode virar problema anos depois de você achar que o caso já tinha terminado.

A dúvida quase nunca aparece num momento tranquilo. Ela aparece quando um caso já encerrado volta de um jeito inesperado: uma solicitação de cópia de documentos antigos, uma clínica que muda de responsável técnico e pergunta o que fazer com o arquivo dos pacientes que já saíram, um processo de auditoria que pede prontuário de anos atrás, ou simplesmente a pessoa profissional organizando a própria rotina de arquivo pela primeira vez e percebendo que nunca decidiu, com clareza, por quanto tempo cada prontuário precisa continuar existindo depois que o atendimento termina.

É uma pergunta de duas camadas, e confundir as duas é um erro fácil de cometer. Uma camada é o que a norma profissional exige: por quanto tempo a guarda de um prontuário é obrigação, independente de qualquer ferramenta ou sistema usado para registrá-lo. A outra camada é o que uma ferramenta específica faz na prática: por quanto tempo ela mantém aquele documento acessível dentro dela. São coisas diferentes, resolvidas por fontes diferentes, e o texto abaixo trata cada uma separadamente, porque tratá-las como sinônimo é exatamente o tipo de engano que pode custar caro.

O prazo que é norma, não configuração de sistema

A norma da Psicologia brasileira, a Resolução CFP nº 6/2019 (Art. 15), estabelece um piso mínimo de 5 (cinco) anos de guarda para os documentos escritos decorrentes da prestação de serviços psicológicos, e todo o material que os fundamentou, em forma física ou digital, sem distinção de prazo entre os dois suportes. A própria Resolução já prevê, no mesmo artigo, que esse prazo poderá ser ampliado nos casos previstos em lei, e existe uma lei federal que faz exatamente isso quando o documento em questão é, especificamente, o prontuário do paciente. A Lei nº 13.787/2018 (Art. 6º) determina que um prontuário, em papel ou digitalizado, só pode ser eliminado depois de decorridos, no mínimo, 20 (vinte) anos a partir do último registro. Como o prontuário psicológico é exatamente o tipo de documento que essa lei rege (o texto não distingue por tipo de estabelecimento, só pelo tipo de documento), o prazo que efetivamente vale na prática de consultório particular é 20 anos, não 5: os 5 anos são o piso genérico para documentação em geral, os 20 anos são o prazo específico para o prontuário em si, e o segundo amplia o primeiro, sem competir com ele.

Essa é a pergunta que boa parte das pessoas profissionais tem em mente quando digita algo como "quanto tempo preciso guardar prontuário" numa busca, e a resposta prática é: pelo menos 20 anos contados do último registro feito naquele prontuário, não do encerramento do caso nem de qualquer outro marco. Passado esse prazo, a própria lei já resolve o que fazer: o prontuário pode ser eliminado, desde que a eliminação preserve o sigilo dos dados e a destinação seja registrada, com a devolução ao paciente como alternativa possível ao descarte. Essa obrigação existe fora de qualquer sistema, aplicativo ou clínica específica: é obrigação da pessoa que atendeu, não da ferramenta usada para registrar o atendimento, e continua valendo mesmo que o caso tenha sido encerrado há anos, o consultório tenha mudado de endereço, ou o profissional tenha parado de usar qualquer software específico.

O prazo que é escolha de produto, não norma

Uma coisa completamente diferente é por quanto tempo um sistema específico mantém o documento acessível dentro dele. No caso do Cofre Clínico do DocumentosPsi, por exemplo, documentos e notas de sessão permanecem guardados enquanto a conta da pessoa profissional estiver ativa, em infraestrutura com proteção de dados em trânsito e em repouso. Esse é um prazo de disponibilidade dentro da ferramenta, não o prazo de obrigação legal de guarda. A própria página de segurança do DocumentosPsi já deixa isso registrado: a guarda documental exigida pelas normas aplicáveis continua sendo responsabilidade da pessoa profissional, independente de qualquer prazo interno de qualquer sistema.

Essa distinção importa na prática de um jeito muito concreto: se uma conta é encerrada, cancelada ou simplesmente parada de usar, isso não zera nem reduz a obrigação normativa de guarda que já existia antes de qualquer ferramenta entrar na história. E o inverso também vale: um sistema continuar guardando um documento indefinidamente não substitui a responsabilidade de conferir se aquele prazo, dentro da ferramenta, corresponde ao que a norma de fato pede fora dela.

O que fazer com essa distinção na prática

Antes de decidir arquivar, descartar ou simplesmente deixar de pensar num prontuário antigo, vale separar as duas perguntas por escrito, mesmo que informalmente: primeiro, o prazo legal de guarda já passou, considerando a norma que se aplica ao caso? Segundo, independentemente da resposta anterior, existe alguma rotina própria de backup ou exportação que precisa acontecer antes de uma conta ser encerrada, justamente porque a obrigação de guarda não desaparece com o encerramento da conta? A primeira pergunta é sobre norma. A segunda é sobre produto. As duas precisam de resposta, mas nenhuma resposta de uma substitui a outra.

O DocumentosPsi, produto da própria Conexão Psicológica, apoia a parte de manter o histórico de um caso organizado e acessível enquanto a conta está ativa, com o Cofre Clínico guardando documentos e notas de sessão em infraestrutura protegida, e com opções de rotina própria de backup disponíveis no painel. O que a ferramenta não faz, e não deveria fingir fazer, é decidir por quanto tempo a norma profissional exige a guarda de cada prontuário: essa é uma pergunta que continua sendo respondida por fora, pela norma que rege a prática, não por configuração de nenhum sistema. Quem assina o prontuário segue sendo quem responde pela guarda dele, com ou sem ferramenta.